Datenschutzerklärung

Hinweise und Pflichtinformationen

Hinweis

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortliche Stelle

neXtract energy GmbH
c/o Technische Universität Berlin
Ackerstr. 76 // Raum ACK 388
13355 Berlin
GERMANY

Telefon: +49 (0)30 70012595
E-Mail: info@nextract-energy.com

Datenschutzbeauftragter

Lukas Zeidler
E-Mail: lukas.zeidler@nextract-energy.com

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Bestimmte Angaben sind jedoch erforderlich, um unsere Angebote nutzen zu können. So ist z. B. die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse nötig, um Ihnen den Newsletter zusenden zu können; ohne diese Angabe ist ein Bezug des Newsletters nicht möglich.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung. Außerdem haben Sie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist in der Regel die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

Stand dieser Datenschutzerklärung: Dezember 2025.

Hosting und Server-Log-Dateien

Cookies

Es werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies eingesetzt. Cookies, die zu Tracking- oder Marketingzwecken dienen und eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG erfordern würden, setzen wir derzeit nicht ein.

Server-Log-Dateien

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland („Hetzner“) gehostet. Wenn Sie unsere Website aufrufen, erfasst Hetzner automatisch sogenannte Server-Log-Dateien, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, abgerufene URL, übertragene Datenmenge, ggf. Referrer-URL sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem.

Die Verarbeitung dieser Daten ist für den sicheren und stabilen Betrieb der Website technisch erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer funktionsfähigen Website). Die Logdaten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind.

Wir haben mit Hetzner einen Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Hetzner finden Sie unter: https://docs.hetzner.com/de/general/general-terms-and-conditions/data-privacy-faq/

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder auf sonstige Weise kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Hierzu können insbesondere gehören: Name, Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Unternehmenszugehörigkeit, Position, Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme sowie der Inhalt der Kommunikation.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit keine Vertragsbeziehung besteht, stützt sich die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und nachvollziehbaren Kommunikation mit Geschäftspartnern, Interessenten und sonstigen Kontaktpersonen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Anfrage und die dazugehörigen Daten speichern wir, solange dies für die Bearbeitung erforderlich ist und keine entgegenstehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftliche Korrespondenz kann nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Soweit dies für die Betreuung der Geschäftsbeziehung zweckmäßig ist, können wir Ihre Kontaktdaten und die wesentlichen Inhalte der Kommunikation in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM) speichern (siehe Abschnitt „Customer-Relationship-Management (CRM) HubSpot“).

Bewerbungen

Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich bei uns bewerben (z. B. per E-Mail oder auf sonstige Weise), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Hierzu können insbesondere gehören: Stammdaten (z. B. Name, Kontaktdaten), Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen), Angaben zur Qualifikation und zum bisherigen Werdegang, Kommunikationsdaten (z. B. Korrespondenz per E-Mail) sowie im Rahmen von Gesprächen erhobene Notizen.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt in der Regel auf Grundlage von § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. Aufnahme in einen Bewerberpool oder längere Aufbewahrung der Unterlagen für zukünftige Stellenbesetzungen), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, z. B. zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren.

Empfänger der Daten

Ihre Bewerbungsdaten werden innerhalb unseres Unternehmens nur den Personen zugänglich gemacht, die in das jeweilige Entscheidungsverfahren eingebunden sind (z. B. zuständige Fachverantwortliche, Geschäftsführung, ggf. Personalverantwortliche).

Sofern wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens Dienstleister einsetzen (z. B. Anbieter von Bewerbungs- oder Kommunikationssystemen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall verarbeiten die Dienstleister die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.

Soweit wir im Bewerbungsverfahren das CRM-System HubSpot zur Verwaltung von Bewerberdaten einsetzen, erfolgt die Verarbeitung über HubSpot als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall gelten ergänzend die Hinweise im Abschnitt „Customer-Relationship-Management (CRM) HubSpot“ dieser Datenschutzerklärung.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Wird kein Beschäftigungsverhältnis begründet, löschen wir Ihre Daten in der Regel spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Mitteilung über die Absage), sofern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (z. B. zur Abwehr oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche).

Sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten (z. B. Aufnahme in einen Bewerberpool) eingewilligt haben, erfolgt die Speicherung auf Grundlage Ihrer Einwilligung und für den in der Einwilligung genannten Zeitraum. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; in diesem Fall werden die betroffenen Daten gelöscht, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Einsatz von IT-Dienstleistern / Cloudspeichern

Wir nutzen für die interne Administration und Speicherung von Daten IT-Dienstleister und Cloudspeicheranbieter (z. B. für E-Mail-Kommunikation, Dokumentenverwaltung, Kollaborationsprogramme). In diesem Rahmen können personenbezogene Daten unserer Kunden, Interessenten und Geschäftspartner auf den Servern dieser Dienstleister verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO, ggf. unter Einsatz von Standardvertragsklauseln und/oder Data Privacy Framework, sofern eine Übermittlung in Drittländer stattfindet.

Customer-Relationship-Management (CRM) HubSpot

Beschreibung und Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das CRM-System HubSpot, einen Dienst der HubSpot Ireland Limited, 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland, sowie der HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA (gemeinsam „HubSpot“).

Mit Hilfe von HubSpot verwalten wir Kunden-, Interessenten-, Lieferanten- und sonstige Geschäftskontakte, dokumentieren Kommunikationsverläufe und halten geschäftlich relevante Informationen wie z. B. Besprechungsnotizen, vereinbarte To-dos, Angebote und sonstige Vorgänge strukturiert vor. Dies ermöglicht uns eine effiziente Betreuung und Ansprache unserer Kontaktpersonen sowie eine einheitliche Dokumentation von Geschäftsprozessen.

Kategorien personenbezogener Daten

Im CRM-System können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten (z. B. Name, Titel, Position, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift),
• Kommunikationsdaten (z. B. Korrespondenz per E-Mail oder Telefon, Datum und Uhrzeit der Kontakte, Betreffzeilen, Zuordnung zu Vorgängen/Deals),
• geschäftsbezogene Informationen (z. B. angefragte Produkte/Dienstleistungen, Projekt- und Vertragsstatus, Angebote, Vertragsdaten),
• interne Notizen und Protokolle zu Besprechungen, Follow-up-Aufgaben und Terminen.

Soweit entsprechende Funktionen genutzt werden, können E-Mail-Korrespondenzen und Kontakte aus unserem E-Mail-System mit Datensätzen in HubSpot verknüpft und dort gespeichert werden, um den Kommunikationsverlauf zu einem Kontakt vollständig nachvollziehen zu können.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im CRM-System erfolgt, soweit sie der Anbahnung, Durchführung oder Beendigung von Vertragsverhältnissen dient, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und nachvollziehbaren Verwaltung von Geschäftskontakten, einer Optimierung unserer Vertriebs- und Kommunikationsprozesse sowie einer einheitlichen Dokumentation von Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der professionellen Organisation und Betreuung unserer Kunden- und Interessentenbeziehungen.

Auftragsverarbeitung und Datenübermittlung in Drittländer

HubSpot agiert im Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir haben mit HubSpot einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen, in dem HubSpot sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Die Daten werden grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Soweit im Rahmen der Nutzung von HubSpot ausnahmsweise eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA oder andere Drittländer erfolgt, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln sowie – soweit anwendbar – der Teilnahme von HubSpot am EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen von HubSpot unter https://legal.hubspot.com/privacy-policy.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten im CRM-System werden von uns grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind oder ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht (z. B. zur Dokumentation von Geschäftsbeziehungen oder zur Abwehr bzw. Durchsetzung rechtlicher Ansprüche).

Im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht (in der Regel 6 bis 10 Jahre für geschäftliche Korrespondenz und steuerrelevante Unterlagen). Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.